1/ Organisé(e) tu seras
Même si certains collègues semblent très organisés naturellement, sache qu’ils sont loin d’être nés comme ça ! Savoir s’organiser s’apprend au fil du temps.
A chacun son approche, et il est tout à fait acceptable de trouver son efficacité dans un environnement qui semble désordonné pour d'autres. L’essentiel est d’essayer plusieurs approches afin de trouver TON organisation. Car ce qui s'avère efficace pour certains collègues peut ne pas nécessairement correspondre à ta méthode de travail.
Être organisé ne se limite pas à suivre des règles strictes, mais plutôt à développer un système personnel qui te permet de maximiser ton efficacité. Entre outils numériques ou le bon vieux cahier, c’est open bar pour trouver sa stratégie.
En plusieurs années d’expériences, je change encore ma méthode de travail chaque année en testant de nouveaux supports de travail.
Voici quelques outils qui pourront t’aider à améliorer ton organisation :
- Task sur Teams : idéal pour une collaboration en équipe et un suivi des tâches.
- Google Calendar ou Outlook : des outils essentiels pour la planification et la gestion efficace du temps (notamment pour se faire des rappels)
- Notion : une plateforme complète pour la prise de notes (existe en version ordinateur et mobile, idéal lors des déplacements de monitoring)
A éviter : Fini les post-it pour se faire des rappels ! sauf si tu les utilises pour des rappels à court terme, car ils peuvent facilement se perdre et causer plus de désordre qu'autre chose.
2/ Tes missions tu prioriseras
Face à une liste de tâches interminable, il est fréquent de se sentir dépassé et de ne pas savoir par où commencer. Cependant, en se posant des questions essentielles, il est possible de trier et de classer les tâches par ordre de priorité. La première étape consiste à évaluer chaque tâche en fonction de certains critères clés, tels que les délais, l'impact sur les autres tâches, et la disponibilité des ressources nécessaires. Les tâches urgentes ou celles qui peuvent bloquer d'autres activités doivent être traitées en priorité. De même, les tâches qui requièrent des ressources limitées doivent être planifiées en fonction de leur disponibilité.
Exemple, imaginons qu’un ARC (promoteur/investigateur) à ces 3 missions sur le feu:
1/ Réapprovisionner un centre en nifc (notice d’information et formulaire de consentement) (pour moniteur) / Envoyer du matériel au patient suite à sa randomisation (investigateur)
2/ Finaliser son rapport de monitoring (pour les moniteurs) / finaliser la saisie des données d’un patient (pour les investigateurs)
3/ Mettre à jour ces tableaux de traçabilité
Il est tout à fait logique de débuter par la mission 1 (car cela bloque un process), 2 (pour respecter une deadline) puis 3 car il n’y ni contrainte ni délai à respecter.
A éviter : se résilier à absolument finir sa tâche actuelle avant de traiter une demande urgente. L’ARC doit être doté de sens et de grande flexibilité (7e commandement).
La réévaluation régulière des priorités est donc cruciale. Les circonstances peuvent changer, et ce qui était important hier peut ne plus l'être aujourd'hui. Il est donc nécessaire de garder un œil sur ses objectifs et d'ajuster ses priorités en conséquence. De plus, la possibilité de simplifier ou de décomposer des tâches complexes en sous-tâches plus gérables peut aider à faciliter leur réalisation dans les délais impartis.
3/ Sur la préparation et l’anticipation, tu miseras
Pour l’ARC moniteur, une visite de monitoring réussie dépend en grande partie de la préparation. Pour faciliter la gestion documentaire par exemple, une check-list peut être un moyen efficace pour ne rien oublier. D’autres supports peuvent être utilisés tel que le journal de monitoring (pour en savoir plus).
Pour le monitoring des données, il est tout à fait possible de faire un pré-monitoring à distance en vérifiant l’e-CRF. Encore mieux, c’est d’envoyer les données incohérentes ou manquantes à l’ARC investigateur afin qu’il puisse de son côté préparer au mieux votre RDV.
A éviter : préparer sa visite la veille du monitoring. A moins qu’il n’y ait pas grand-chose à faire, ceci peut être une source de stress et une cause d’oubli fréquent.
Pour l’ARC investigateur, la saisie des données reste très chronophage et pour éviter de se retrouver avec une liste interminable de queries et de données manquantes, l’anticipation est la clé.
De plus, certaines études demandent plus de logistique que d’autres (envoi du matériel aux patients, faire des prélévements sanguins,etc.). Sans préparation et une bonne organisation, l’ARC investigateur peut se sentir rapidement submergé. Au milieu de tout cela, la saisie des données passe en second plan et l’ARC investigateur peut se retrouver avec un retard de saisie considérable.
Pour cela, il est essentiel d’avoir un planning détaillé des rendez-vous des patients et de toutes les étapes dans lesquelles tu devras intervenir. Tu pourras caler une journée par semaine (la moins chargée) pour te consacrer à la saisie ou à la gestion documentaire par exemple.
4/ Une bonne communication, tu auras
Une bonne communication est la base de tout en recherche clinique. L’ARC interagit avec plusieurs interlocuteurs : entre les membres de son équipe et les équipes investigatrices, cela fait pas mal de monde. D’où l’importance de donner des informations claires, fluides et précises à chaque étape du processus.
En effet, une communication efficace permet de garantir une compréhension mutuelle des objectifs, des protocoles et des attentes, ce qui contribue à éviter les malentendus et les erreurs. De plus, une communication ouverte et transparente favorise la confiance et la collaboration entre toutes les parties impliquées, ce qui est essentiel pour assurer le bon déroulement de l'étude clinique. Enfin, il est également important pour l'ARC de savoir écouter activement les préoccupations et les questions des membres de son équipe et des équipes investigatrices, et d'y répondre de manière appropriée et opportune.
5/ Une bonne traçabilité, tu feras
La traçabilité est fondamentale dans le métier d’ARC. Certaines structures font avec les moyens du bord tel que des tableaux Excel, tandis que d’autres recourent à des outils plus sophistiqués. L'essence même de la traçabilité réside dans le suivi méticuleux de chaque action entreprise, des éléments mis en évidence, et des mesures prises pour corriger d'éventuelles déviations.
Afin de garantir une traçabilité impeccable, il faut se poser une seule question : comment rendre l'information tracée compréhensible pour une tierce personne? La clarté dans la traçabilité garantit une transmission efficace des données, assurant ainsi une compréhension approfondie des différents éléments impliqués.
6/ Ton temps, tu géreras
Le grand défi de tous les professionnels (même les plus expérimentés) est la bonne gestion du temps. C’est de faire la bonne to-do list dans les temps impartis. Hélas, le temps est souvent su-estimé, ce qui cause beaucoup de frustrations.
Établis une planification efficace de ta journée en utilisant des outils tels que des agendas ou des applications de planification. Priorise tes tâches professionnelles, et évite de te surcharger.
Privilégie la planification la veille afin de commencer directement ta journée avec une to-do list prête. Cela évitera une perte de temps. Soit réaliste dans ta liste des tâches. Si tu as un document lourd à mettre à jour, équilibre ta liste des tâches avec des missions plus light.
Pense à respecte ton propre rythme naturel (Le miracle morning ne marche pas sur tout le monde, la preuve quasi tous les articles sont rédigés le soir :) )
Chaque personne fonctionne différemment notamment dans son pic énergétique. Certaines personnes sont « du matin » et d’autres sont « du soir ». Si tu n’es pas du matin, commence par des tâches faciles et poursuit avec un gros dossier lors de ton pic d’énergie. Evite les distractions et coupe les notifications de ton téléphone. Il est très agréable d’avoir des collègues avec qui se changer les idées. Cependant, lors d’une tâche importante, n’hésite pas à expliquer que tu as beaucoup d’urgences à gérer et que tu dois écourter ta pause-café (ils comprendront).
7/ Flexible, tu seras
L’ARC doit être flexible dans son organisation, priorisation et toutes situations qui se présentent à lui. Face aux imprévus que les ARCs moniteurs et investigateurs rencontres souvent, une grande flexibilité permet de mieux faire face aux changements et aux défis soudains qui peuvent surgir à tout moment au cours de l'étude clinique.
En adoptant cette approche, tu seras en mesure de répondre de manière efficace et efficiente aux exigences variées de ton rôle, contribuant ainsi au succès global de l'étude. En qualité d'ARC, il est primordial de savoir s'ajuster à diverses situations et à une multitude d'acteurs impliqués dans la recherche clinique.
8/ Ton stress tu gérera
Ah, le mauvais stress…cette fatigue, irritabilité, troubles du sommeil et de l'alimentation, et difficultés de concentration. Cette pression, bien que sournoise, est constante et augmente de manière exponentielle.
En tant qu’ARC, tu ressens (et ressentira) cela tout au long de ta carrière. Si tu te retrouves confronté à une situation stressante, pose-toi et analyse la situation :
- Identifie les sources de stress : repère les mauvaises habitudes et les origines du stress, qu'il s'agisse d'un manque de sommeil, d'une ambiance de travail difficile, de pression hiérarchique, ou de conflits avec des collègues.
- Prends du recul : Ce stress est-il due à des facteurs contrôlables ou incontrôlables?
Rappelle-toi que tu ne peux pas toujours agir sur les éléments incontrôlables. Mise sur les situations que tu peux contrôler.
- Hiérarchise : apprends à distinguer les tâches urgentes des moins pressantes pour éviter la procrastination excessive et réduire ton stress.
- Accorde-toi des pauses : quand la pression devient trop forte, prends des pauses pour te détendre et te ressourcer. Éloigne-toi du travail et déconnecte pour recharger tes batteries.
- Apprends à dire non : n'accepte pas de tâches supplémentaires si cela risque de te surcharger. Gère ton temps de manière équilibrée et refuse poliment ce qui n'est pas prioritaire. En mettant en pratique ces stratégies, tu pourras mieux gérer le stress au travail et maintenir un équilibre entre ton bien-être personnel et professionnel en tant qu'ARC (9e commandement).
9/ A ton équilibre tu penseras
N’oublie pas que maintenir ta santé mentale et physique et un bon équilibre vie professionnelle-personnelle, a un impact non négligeable sur ta performance au travail.
Pour cela, accorde-toi des moments de repos et de détente réguliers. Prends le temps de faire des activités qui te plaisent en dehors du travail, que ce soit du sport, des loisirs créatifs, ou simplement passer du temps avec tes proches.
Fixe-toi des limites claires pour ne pas te laisser envahir par le travail en dehors des heures prévues. Apprends à déconnecter lorsque tu n'es pas au travail, afin de te ressourcer pleinement et de revenir avec énergie et motivation.
10/ Toujours, tu te formeras
Dès l’insertion professionnel, plusieurs ARCs se retrouvent inconsciemment coincés dans leurs bulles et ne sortent pas du périmètre de leurs missions, équipe et structure. Plusieurs questions pratiques restent parfois en suspens.
En tant qu'ARC, l'apprentissage continu est essentiel pour rester compétent et efficace dans ton domaine. Certaines structures proposent des formations annuelles ou trimestrielles mais pas d’autres.
Prends l'initiative de te former régulièrement, que ce soit par le biais de formations professionnelles, de séminaires ou lectures spécialisées.
Reste curieux et ouvert d'esprit, et n'hésite pas à explorer de nouveaux sujets et domaines d'expertise. La diversification de tes compétences te rendra plus polyvalent et te permettra d'aborder les défis professionnels avec créativité et assurance.
En te formant constamment, tu resteras au fait des meilleures pratiques et des dernières avancées dans le domaine de la recherche clinique, ce qui te permettra de fournir un travail et contribuera dans ton développement professionnel.
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